Contabilidad fiduciaria 101 para bufetes de abogados (2024)

Un pago de anticipo, un acuerdo por lesiones personales y un pago de seguro: todas estas son situaciones en las que un abogado necesita utilizar la contabilidad fiduciaria.

La contabilidad de fideicomisos se refiere a la práctica de mantener un seguimiento separado de los fondos de los clientes otorgados en fideicomiso y los fondos operativos de una firma de abogados. Esto garantiza que los fondos se mantengan seguros y se gestionen con total transparencia.

La práctica puede resultar desalentadora, incluso para abogados experimentados. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Este artículo desmitificarácontabilidad fiduciaria para abogados, que cubre todo, desde consejos y mejores prácticas hasta la creación de su proceso.

Si bien cada jurisdicción tiene sus propios requisitos, las principales reglas que comparten son:

• Los fondos fiduciarios no deben mezclarse con los fondos de la empresa.
• Las empresas deben mantener registros detallados del dinero que entra y sale.
• Las empresas sólo pueden utilizar el dinero de un cliente para sus asuntos legales.

En otras palabras, los abogados deben vigilar atentamente cuánto tiene cada cliente en fideicomiso, ya que no pueden usar el dinero de un cliente para cubrir los gastos de otro.

Conceptualmente, es simple. Mantenga el dinero que no sea suyo en una cuenta separada para no gastarlo accidentalmente. Esto incluye:

• Honorarios de retención
• Fondos de liquidación
• Costos avanzados
• Tasas judiciales

En la práctica, es mucho menos simple.

Los abogados que se lanzan por su cuenta, ya sea como miembros recién nombrados o como abogados veteranos que cuelgan su teja, tendrán que lidiar con una frustrante carrera de obstáculos de las reglas del colegio.

Además, es probable que se encuentre con un sistema de bancos y procesadores de tarjetas de crédito que con demasiada frecuencia ignoran dichas reglas. Si usted o su banco cometen un error, podría tener graves consecuencias.

El resultado final: vale la pena conocer los conceptos básicos decontabilidad fiduciaria.

¿Qué es una cuenta fiduciaria?

En resumen, una cuenta fiduciaria es una cuenta utilizada por los abogados para guardar dinero en nombre de los clientes.

Hay dos tipos de cuentas fiduciarias. Ellos pueden ser:

• Fiestas– cuentas que mantienen fondos para más de un cliente
• Separado– a menudo por sumas de dinero mayores o cuando lo solicita el cliente

¿Qué es IOLTA?

Cuando se trata de cuentas fiduciarias agrupadas, una de las más conocidas esDE LIO—Que significa Intereses sobre Cuentas Fiduciarias de Abogados.

Este programa administra los fondos de los clientes mantenidos en fideicomiso por abogados, que generalmente son de monto nominal o se depositan solo por un período corto. Cualquier interés ganado sobre estos fondos se junta y se utiliza para asistencia jurídica, aumentando el acceso a la justicia para aquellos que no pueden pagarla.

Errores comunes

La contabilidad fiduciaria puede ser compleja. Como los errores pueden tener graves repercusiones, los abogados deben conocer todas las leyes y normas al tratar con estas cuentas. Aquí hay algunos errores a los que debe prestar atención.

• Fondos mezclados. Los abogados siempre deben mantener sus fondos operativos o personales separados de los fondos no ganados del cliente.Fondos mezcladospuede tener graves consecuencias para un despacho de abogados.
• Olvidarse de mantener registros precisos. Los registros precisos y detallados son una parte importante de la contabilidad fiduciaria para los abogados. Esto incluye registros de todas las transacciones, incluidos depósitos, retiros y transferencias. El software legal puede ser una herramienta poderosa para agilizar este proceso.
• No mantener a los clientes actualizados. Los abogados deben mantener informados a los clientes sobre el estado de su cuenta fiduciaria, incluido su saldo y cualquier transferencia que afecte sus fondos.

Mejores prácticas

1. Tener una cuenta

Tener una cuenta fiduciaria para cumplir con las normas legales puede parecer una obviedad. Y, sin embargo, muchos abogados los renuncian.

Sin embargo, en algunas jurisdicciones ni siquiera se puede ejercer la abogacía sin tener una cuenta, incluso si se trata de un trabajo pro bono. Es común que los bufetes de abogados operen una o más cuentas fiduciarias agrupadas según la naturaleza y las necesidades de la práctica.

Por ejemplo, los bufetes de abogados que se ocupan de asuntos inmobiliarios pueden requerir varias cuentas fiduciarias agrupadas en diferentes instituciones financieras. Por otra parte, una práctica delictiva puede requerir sólo una cuenta mancomunada.

Al configurar una nueva cuenta, solicite a su institución financiera que le proporcione estados de cuenta fiduciarios al final del período del informe. Esto garantizará que la institución financiera informe todas las actividades y saldos de su cuenta fiduciaria en las fechas de fin de mes y año.

2. Utiliza la cuenta lo menos posible

Los errores pueden conducir anegligencia profesionaldemandas, por lo que muchos abogados optan por estructurar sus honorarios yplanes de pagopara evitar el uso de sus cuentas fiduciarias.

Evitar el uso de sus cuentas fiduciarias significa:

• Menos supervisión del bar
• Reducción del riesgo de accidentes que pongan en peligro la licencia.
• Menos transferencias de fondos entre cuentas

Por ejemplo, unexenciónen Missouri permite a los abogados renunciar a su cuenta fiduciaria por servicios de tarifa fija de menos de $2,000.

En respuesta a esto, algunos abogados mantienen el monto de su tarifa fija por debajo de $2,000. Otros cobran una “tarifa de admisión” al inicio del caso y el resto de la tarifa fija se mantiene por debajo de $2,000 para estar exentos.

¿Su razonamiento? Si no utiliza su cuenta fiduciaria, es más fácil no violar las reglas impuestas por su jurisdicción, incluso si es a costa del flujo de caja.

No está claro si cobrar dicha “tarifa de admisión” no cuenta como parte de este límite. Este es exactamente el tipo de pregunta turbia que mantiene despiertos a los abogados.

El proceso de contabilidad fiduciaria

Si utiliza contabilidad fiduciaria en su empresa, puede seguir el proceso a continuación:

1. Un cliente o un tercero, como una compañía de seguros, le entrega a su oficina un cheque por dinero que no es suyo, como honorarios legales no ganados o dinero de un acuerdo.
2. Deposita este dinero en su cuenta fiduciaria. Dependiendo de las reglas de su jurisdicción, si la suma es lo suficientemente grande y pertenece a un solo cliente, puede abrir una nueva cuenta fiduciaria que devenga intereses únicamente para ese cliente. De lo contrario, ingresa a su cuenta fiduciaria de abogado común y normal.
3. A medida que gane los fondos, o deba pagar tarifas, gastos o reclamaciones de terceros, normalmente emitirá un cheque desde su cuenta fiduciaria para pagar el monto en su cuenta operativa (o transferirá electrónicamente sus tarifas ganadas). .
4. Cuando finaliza un caso y se resuelven todos los reclamos, el monto restante se reembolsa al cliente.
5. Si hay una disputa sobre sus tarifas y tiene dinero del cliente en la cuenta fiduciaria, consulte con el colegio de abogados de su estado; muchos requieren que mantenga ese dinero en la cuenta fiduciaria mientras se maneja la disputa sobre las tarifas.
6. La mayoría de los estados tienen un requisito de conciliación de cuentas fiduciarias.Carolina del Norte, por ejemplo, exige que los abogados concilien los extractos bancarios con sus libros de contabilidad internos u otros sistemas de mantenimiento de registros cada trimestre. Hacer esto con regularidad es imprescindible: los colegios de abogados estatales son mucho más indulgentes con los errores si el problema se detecta rápidamente y la empresa ha sido diligente en el mantenimiento de registros.

Poniéndolo todo a trabajar

Si bien la contabilidad de fideicomisos parece un concepto relativamente sencillo, realizar un seguimiento de los fideicomisos de los clientes puede resultar complicado si administra cuentas para varios clientes.

Es por eso que debe ser diligente y asegurarse de que cada cuenta sea rastreada con un registro completo en papel de los estados de cuenta para que pueda asegurarse de que ningún fondo se haya utilizado accidentalmente de manera inadecuada.

Siempre que sea cuidadoso, diligente y revise periódicamente sus estados de cuenta, el proceso no tiene por qué ser aterrador.

Y, usando unherramienta de software como Clioque cuente con salvaguardas para brindarle tranquilidad sobre las transacciones fiduciarias ayudará a su empresa a medida que escala.

Recursos para ayudar con cuentas fiduciarias

Para muchos abogados, la contabilidad es un problema a la hora de dirigir un bufete de abogados. ¿Las buenas noticias? La tecnología puede cambiar eso, especialmente el software de contabilidad fiduciaria específico para asuntos legales.

Muchos abogados recurren aLibros rápidosoxeropara gestionar su contabilidad y mantenimiento de registros, en lugar de hojas de cálculo de Excel. Ambos se integran conGestionar Clio, lo que ahorrará tiempo en la entrada de datos. Esto se debe a que cualquier actualización de la cuenta de confianza realizada en Clio se actualizará automáticamente en QuickBooks o Xero.

Para la contabilidad fiduciaria y las transacciones a nivel de cliente, Clio tiene varioscaracterísticas para abogados, incluida la capacidad de:

• Conciliar directamente en el software
• Ejecute informes integrados de cuentas de fideicomisos legales
• Configurar libros de contabilidad separados para cuentas operativas y fiduciarias
• Construya facturas que cumplan con la normativa

Otro recurso importante es el colegio de abogados de su estado. Producen una cantidad insondable de literatura, CLE y seminarios sobre cuentas fiduciarias. Conocer los conceptos básicos y leer todo lo que pueda es su mejor opción para cumplir.

Tenga en cuenta que a través del programa del Colegio de Abogados de Clio, puede ser elegible para un descuento exclusivo en productos Clio. Para más información, visite nuestroPágina del Colegio de Abogadosy seleccione su colegio de abogados.

Para obtener más recursos, asegúrese de consultar nuestrocontabilidadrecursos.

Notas finales sobre contabilidad fiduciaria para abogados

Una vez que haya leído más sobre la contabilidad fiduciaria y haya verificado las reglas locales, ¿qué debe hacer a continuación?

Bueno, puede comenzar aplicando esta información a cómo aborda la práctica en su empresa. Aquí hay algunos consejos finales:

• Establecer una política claras. Explique en detalle las políticas de su oficina para la contabilidad fiduciaria. Esto garantizará que un asistente útil no mezcle fondos accidentalmente ni cometa algún otro error administrativo.
• Configurar sistemas para protegerse contra errores. Haga cosas simples, como usar cheques de diferentes colores, para mantener su nombre fuera de la lista disciplinaria.
• Recibe un poco de ayuda de la tecnología. Deshazte de la hoja de cálculo de Excel o del libro de contabilidad en papel. Utilice algunos de los programas legales disponibles para contabilidad fiduciaria, como Clio, para realizar un seguimiento de sus transacciones y conciliar registros con extractos bancarios.

Puede parecer mucho que manejar, pero nadie dijo nunca que emprender iba a ser fácil. Con la contabilidad fiduciaria, como con todo, una vez que se ponen en práctica los buenos hábitos, con el tiempo se convierten en algo natural.

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